Siegel eRecht 24

Vereinsverwaltung und CRM-System

Mitgliederverwaltung und Kontaktdatenpflege

Zur Organisation des Vereinsbetriebs setzen wir eine interne Vereinsverwaltungs- und CRM-Software (Customer-Relationship-Management) ein, die auf einem eigenen Server in Deutschland betrieben wird. In diesem System werden personenbezogene Daten von Mitgliedern, Spendern, Veranstaltungsteilnehmern und Interessenten verarbeitet. Zugang zum System haben ausschließlich autorisierte Personen des Vereinsvorstands.

Folgende Daten werden im CRM verarbeitet: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Mitgliedsstatus und -beiträge, Zuwendungen und Spendenquittungen sowie die Teilnahme an Veranstaltungen.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung/Mitgliedschaft) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und vereinsrechtliche Pflichten, z. B. Zuwendungsbestätigungen). Für Kontakte, die keine Mitglieder sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Vereinskommunikation) oder einer erteilten Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Newsletter-Anmeldung (Double-Opt-In)

Auf unserer Website haben Sie die Möglichkeit, unseren Newsletter über ein öffentliches Anmeldeformular zu abonnieren. Dabei erheben wir Ihren Vor- und Nachnamen sowie Ihre E-Mail-Adresse. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren: Nach dem Absenden des Formulars erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit einem personalisierten Link, den Sie innerhalb von 14 Tagen anklicken müssen, um die Anmeldung abzuschließen. Erst nach dieser Bestätigung werden Sie in den Verteiler aufgenommen.

Nicht bestätigte Anmeldungen werden automatisch nach 14 Tagen vollständig gelöscht.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung nach erfolgter Bestätigung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar; einen Abmeldelink finden Sie in jedem Newsletter sowie auf unserer Website.

Öffentliche Veranstaltungsanmeldung

Für bestimmte Veranstaltungen bieten wir auf unserer Website ein öffentliches Anmeldeformular an. Dabei erheben wir Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse als Pflichtangaben sowie optional den Namen der Organisation. Sofern für eine Veranstaltung Teilnahmegebühren anfallen, wird die gewählte Gebührenkategorie und -anzahl erfasst. Bei Veranstaltungen mit Team-Anmeldung können zusätzlich Namen der Teammitglieder erhoben werden.

Nach erfolgter Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail. Bei ausgebuchten Veranstaltungen werden Sie automatisch auf eine Warteliste gesetzt und entsprechend informiert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung bei kostenpflichtigen Veranstaltungen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Veranstaltungsorganisation) bei kostenfreien Veranstaltungen.

Veranstaltungseinladungen

Im Rahmen von Veranstaltungen können wir bereits im CRM erfassten Kontakten per E-Mail eine personalisierte Einladung zukommen lassen. Diese Einladung enthält einen individuellen Token-Link, über den eine Anmeldung oder Zu-/Absage ohne Benutzerkonto möglich ist. Über diesen Link verarbeiten wir Namen, E-Mail-Adresse und den Zeitpunkt der Rückmeldung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Veranstaltungsorganisation) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern mit der Teilnahme eine Leistung verbunden ist.

E-Mail-Versand

Für den Versand von E-Mails (u. a. Bestätigungsmails, Newsletter, Veranstaltungseinladungen) nutzen wir die Microsoft Graph API. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Dabei werden E-Mail-Adressen der Empfänger an die Server von Microsoft übertragen. Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Microsoft: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten, deren Berichtigung zu verlangen sowie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen. Ein Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ist jederzeit möglich. Richten Sie Ihre Anfrage an: info@robotikfreunde-goettingen.de

Speicherdauer

Mitgliedsdaten werden für die Dauer der Mitgliedschaft und anschließend entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert (insbesondere steuerrechtlich 10 Jahre für Zuwendungsbestätigungen). Newsletter-Abonnenten werden nach Widerruf der Einwilligung unverzüglich aus dem Verteiler entfernt. Nicht bestätigte Newsletter-Anmeldungen werden automatisch nach 14 Tagen gelöscht. Daten aus Veranstaltungsanmeldungen werden nach Abschluss der Veranstaltung für einen Zeitraum von bis zu 3 Jahren gespeichert, sofern keine längeren Aufbewahrungsfristen gelten.

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